Normalmente no nosso ambiente de trabalho, temos que nos comunicar com os outros através de e-mails e é muito importante que essa comunicação seja eficaz para o entendimento das partes.
Por isso, precisamos responder os e-mails recebidos de maneira mais profissional, demonstrando clareza do assunto abordado e cortesia ao transmitir as informações.
Sendo assim, podemos usar o ChatGPT para otimizar esse processo, em que ele irá oferecer respostas estruturadas e personalizadas de maneira rápida e clara.
Portanto, considerando o vídeo abaixo, traremos um guia de como responder e-mails de forma mais profissional, utilizando o ChatGPT como auxílio.
Criando E-mail Profissional com o ChatGPT
Imagine que você precisa de um auxílio do ChatGPT para enviar um e-mail formal aos seus colaboradores, agendando uma reunião.
Sendo assim, vá até o ChatGPT e na caixa de perguntas, descreva o prompt com seu pedido:
“Olá. Sou assistente administrativo e preciso enviar um e-mail informando aos colaboradores sobre uma reunião que correrá na próxima sexta-feira dia 21 às 15:00 no auditório da instituição. Essa reunião tratará sobre a apresentação do nosso manual de cultura. Sendo assim, eu preciso que você crie um texto para enviar por e-mail com uma linguagem bem formal como se fosse um assistente administrativo experiente.”
Após a descrição, envie com o ENTER do teclado e obtenha sua resposta:
Copie o modelo proposto pelo o ChatGPT.
Portanto, vá até o Outlook, clique na opção de Novo E-mail disponível do lado esquerdo da tela:
Agora na opção de Para, coloque o e-mail da pessoa desejada.
Depois, cole o Assunto, conforme a sugestão do IA.
Posteriormente, cole a sugestão de e-mail logo abaixo, desta maneira:
É importante lembrar que, é possível pedir ao ChatGPT que faça melhorias, caso necessário.
No exemplo, voltamos a caixa de mensagem do ChatGPT e solicitamos que ele coloque o nome da instituição.
“O nome da instituição é Grupo Ninja, por favor, adapte.”
Envie com o ENTER para a IA poder realizar as alterações:
Como Responder E-mail Profissionalmente com ChatGPT
Volte ao Outlook e repare que recebemos um e-mail solicitando um serviço, conforme o exemplo abaixo:
Como podemos usar o ChatGPT para auxiliar nessa resposta?
É bem simples!
Copie o e-mail recebido, vá até o ChatGPT, cole o e-mail e solicite ajuda na resposta:
“Por favor, me ajude a responder est e-mail informando a ele que estou enviando o conteúdo programático anexado em um PDF.
Informe-o também que nossa agenda está livre, momentaneamente, para o mês de julho, mas que precisamos fechar logo, pois, pela data que estamos conversando pelo WhatsApp, temos outros interessados.”
Assim, envie com o ENTER e obtenha o resultado desejado.
Mas, ainda precisamos de ajustes nesta resposta, portanto, solicite que ele reenvie, abordando alguns tópicos importantes:
“Capriche abordando estes tópicos na resposta:
Precisamos saber os tópicos abordados, duração, material de apoio, horários disponíveis, metodologia de ensino, pré-requisitos, valores e formas de pagamento.”
Agora, envie com o ENTER para o e-mail ser reescrito.
Confira as informações e copie a resposta sugerida pelo IA.
Lembrando que, ao voltar ao Outlook para responder o e-mail recebido, adapte as informações de acordo com a sua realidade de dados.
Ressaltamos ainda que, toda vez que você solicitar algo ao ChatGPT, é preciso dar informações detalhadas do que você precisa, isso irá facilitar obter as respostas desejadas.
Tenha em mente que você está conversando com o IA e precisa expressar para ele o que quer.
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No entanto, ao seguir as dicas acima, você irá conseguir responder seus e-mails de forma bem mais profissional, onde as informações serão repassadas de maneira eficiente, garantindo o entendimento do leitor sobre o assunto abordado.
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