O que é a Mala Direta do Word

Você sabia que é possível fazer mala direta no Word?

A mala direta consiste, basicamente, em você enviar uma quantidade grande de dados, como por exemplo cartas, para diversas pessoas.

Pense na seguinte situação: você recebe sua fatura da conta de telefone. Se um amigo seu for da mesma operadora e você comparar as duas faturas verá que as duas faturas são iguais mudando somente seus respectivos dados: nome, endereço, número de telefone, etc.

Arquivos disponíveis para donwlaod:

Fatura:

Donwload da Planilha de Excel

Base de dados:

Donwload da Planilha de Excel

O que facilita na hora de fazer este procedimento é que as operadoras de telefonia, assim como a grande maioria das empresas, têm o cadastro de seus clientes.

Então vamos produzir nossa mala direta. Vamos fazer uma fatura para enviar para clientes.

Para fazer nossa mala direta no Word vamos precisar do modelo da fatura que teremos no Word e uma base de dados onde faremos no Excel.

Com os downloads feitos agora é hora de botar a mão na massa.

Com o modelo de fatura aberto no Microsoft Word clique na Guia Correspondências:

 

O legal de mala direta é que os comandos são todos da esquerda para a direita. Isso facilita nossa compreensão e memorização dos passos.

Clique em Iniciar Mala Direta e escolha a opção Cartas:

Iniciando Mala direta no Word

Em Selecionar Destinatários clique em Usar um Lista Existente

Destinatários de Mala direta no Word

Navegue até a pasta onde está localizada sua base de dados. Clique sobre o documento e depois em Abrir:

Abrindo documento de Mala direta no Word

Nesta janela pressione ok:

Veja que os botões da guia foram ativados:

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Clique em Inserir Campos de Mesclagem e coloque os campos em seus respectivos locais:

Veja todos os campos inseridos:

Após colocar todos os Campos de Mesclagem em seus devidos locais, nossa mala direta no Word está quase pronta.

Após os Campos de Mesclagem referente a valores contábeis vamos colocar: “,00”. Assim criamos uma “máscara” para valor em dinheiro:

Máscara para Mala direta no Word

Clique em Visualizar Resultados:

Visualizando os resultados de Mala direta no Word

Pronto. Vemos o primeiro resultado:

Para vermos os outros só precisamos clicar no botão Próximo registro:

Próximo registro de Mala direta no Word

Nova carta:

E assim, por meio de mala direta no Word nós fizemos várias cartas de uma vez só.

Agora é só imprimir e enviar aos destinatários.

Muito legal, né?

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