Porque é tão importante saber Excel nas empresas? Hoje você vai descobrir isso e muito mais!
“Pense em um mundo sem o Excel. Isso é simplesmente impossível para mim.”
Essas palavras foram ditas pelo CEO da Microsoft, Satya Nadella, em uma palestra realizada em Aspen em 2016. Ainda na mesma palestra, o CEO afirmou que o produto mais importante da Microsoft não é o sistema operacional Windows, e sim o Microsoft Excel.
“Antes, as pessoas não podiam analisar e visualizar números e, agora, todo mundo pode fazer isso.”
Essas palavras refletem muito bem como o Microsoft Excel alavancou o desenvolvimento de empresas ao longo dos anos. Organização, otimização e análise de dados quando bem usados podem fazer pequenas empresas “decolarem” em direção ao sucesso. E é isso que o Microsoft Excel pode proporcionar dentro de uma empresa: Progresso.
Enquanto todos ficaram na expectativa de ouvir que o produto mais importante da Microsoft seria de fato o sistema operacional Windows, foram surpreendidos ao ouvir que é o Excel.
E porque disso? O Excel é usado por usuários de todos os níveis técnicos para executar diversos tipos de tarefas ao redor do mundo em diversos segmentos!
Neste post você vai descobrir como empresas utilizam o Excel em suas rotinas para:
- Base de dados para Leads;
- Organização do Trabalho;
- Contabilidade;
- Indicadores de qualidade.
Excel para empresas: Base de dados para Leads
Toda empresa bem sucedida eventualmente trabalhou (e trabalha) muito para criar e manter uma base de leads.
Caso você ainda não saiba, em suma Leads são pessoas interessadas no seu produto ou serviço. Por exemplo, se uma pessoa entra no site de uma empresa de colocação de automóveis e deixa os dados para receber um contato, é um lead. Se uma pessoa passa na frente de uma loja e entra querendo saber mais sobre os produtos, é um lead (contato interessado).
Com a rápida modernização tecnologica que avança todos os dias, a maioria dos microempresários acabam criando uma base de leads no próprio celular de tal forma que sem eles perceberem, estão prejudicando o próprio negócio (e isso pode acontecer inclusive com empresas de médio porte).
É provável que essa falta de organização com a base de leads vá impactar diretamente em baixo desempenho da empresa.
Ter uma base de leads no Excel vai permitir um estudo detalhado do perfil dos leads da empresa. Entender a faixa etária, região, horário da compra e etc. são dados essenciais para uma empresa crescer e não fica estagnada.
E para nossa sorte o Excel conta com diversos filtros, funções e recursos a fim de na auxiliar na análise de dados.
Veja um exemplo de como tratar dados usando o Excel.
Organização do trabalho no Excel
Posso dizer com segurança que uma das principais atribuições de um gerente/gestor (independente do ramo) em primeiro lugar é manter o fluxo de trabalho dentro de uma equipe ativo.
Quer seja uma equipe de atendimento ao cliente, quer seja um time de engenheiros cabe ao gerente/gestor organizar, distribuir e o mais importante, executar tarefas. Para isso, muitos líderes utilizam o recurso de agendamento compartilhado que o Excel dispõe para criar seus cronogramas.
A grande vantagem de se usar o Excel para desenhar cronogramas, além da facilidade, é que é possível inserir fórmulas personalizadas, gráficos inteligentes como Dashboards, Macros (scripts de VBA), integração com outros softwares e muito mais!
Por isso eu digo com toda certeza que é essencial qualquer gestor ter um nível de Excel avançado em seu currículo, e principalmente na prática, pois muitas vezes seus colaboradores não possuem o conhecimento técnico avançado para criação de relatórios dinâmicos.
O gestor tendo nível avançado no Excel, também terá capacidade técnica para avaliar se aquele relatório, gráfico, Dashboard, etc. está realmente ao seu máximo nível técnico, para então apontar melhorias. Esse skills com certeza ajuda a ver desempenho da equipe através de Dashboards auxilia muito a tomada de decisões.
Contabilidade (Excel para empresas)
Se você trabalha em contabilidade, com certeza sua rotina se resume em 2 coisas: Sistema interno + Excel. Trazendo para o nível mais essencial, para ter uma boa contabilidade, toda empresa precisa ter um livro caixa.
O livro caixa é um caderno otimizado para anotação de valores de entrada, saída, datas, clientes e etc. Através destes dados os contadores podem criar todos os registros referentes a movimentação financeira de uma empresa, por exemplo.
Lembrando que quando falamos livro, não é necessariamente um livro físico, ok? Aliás, pelo contrário, o recomendado é não trabalhar com nada de anotações físicas, senão não é possível controlar e medir.
Excel para Empresas: Criar uma Planilha de Movimento de Caixa
A grande vantagem de se usar o Excel, além da simplicidade, é que é possível criar suas planilhas do absoluto zero ou também baixar planilhas já prontas feitas por outros usuários, como neste exemplo.
Embora você use um sistema (ERP) que cuida de todos os dados da sua empresa, uma coisa é fato, você sempre usará o Excel na empresa. Pois a flexibilidade é realmente incrível.
Em outras palavras, você pode comprar um software que realiza as tarefas X, Y e Z e caso você queira uma nova tarefa vai ter que entrar em contato com a empresa responsável pelo software e isso não garante a atualização do software do jeito que você precisa.
Por isso empresas ao redor do mundo todo usam o Excel, pois a alta flexibilidade desta ferramenta permite a resolução de uma infinidade de problemas diferentes. Tanto uma pequena empresa de marcenaria quanto uma multinacional bilionária podem utilizar o mesmo software!
Excel para Empresas: Indicadores de Qualidade
Trabalhar com indicadores de qualidade é o jeito mais otimizado de gerar dados de alta relevância para qualquer empresa. Se você ainda não sabe, indicadores de qualidade são gerados ao fazer algumas análises especificas sobre setores chave dentro de uma empresa afim de estabelecer um diagnóstico sobre a saúde do setor analisado.
6 sinais de que você precisa aprender como criar Gráfico no Excel
Não vou entrar no mérito e explicar funções e fórmulas no Excel neste post, pois estes variam muito de acordo com a empresa e setor. Para isto, temos o nosso canal no Youtube, que possuem centenas de aulas gratuitas. Inscreva-se aqui
Existem diversos softwares no mercado capazes de calcular indicadores de qualidade, porém somente no Excel você vai ter a liberdade não só de criar seus próprios indicadores, como também personalizá-los de acordo com o segmento de sua empresa, ou seja, criar marcadores de qualidade altamente específicos para o seu negócio.
Quer um exemplo prático? Nesta aula eu crio um Dashboards no Excel em 3 minutos usando alguns indicadores simples. Confira:
Concluindo
O Microsoft Excel já se consolidou globalmente como um dos melhores softwares para organização, administração e análise de empresas e negócios. Seja para fazer a contabilidade, relatórios, gerenciamento e etc, o Microsoft Excel sem dúvida alguma se sai bem em todas essas categorias.
Ter o domínio desta ferramenta vai permitir que você:
- Como um funcionário, ser promovido como também poderá migrar de cargo, setor ou até mesmo de empresa e continuar usando a mesma ferramenta de sempre;
- Sendo empresário, poderá acompanhar a saúde de sua empresa, fazer ou encomendar novas planilhas, inserir quaisquer dados que achar relevante e muito mais;
- Atuando como profissional no mercado, poderá se especializar em VBA ou Power BI e aumentar suas chances de conseguir novos clientes ou até mesmo um emprego novo.
E tem mais vantagens! Ter Excel avançado permite você trabalhar em empresas fora do Brasil uma vez que o Excel continua sendo a mesma ferramenta! Lembrando que é possível editar o idioma do Excel como também é possível usar uma tabela de tradução de fórmulas.
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