Aprenda 5 coisas que você deve evitar fazer no Excel. Vocês sabem o quanto eu sou suspeito em falar que o Microsoft Excel é maravilhoso! Sem essa ferramenta, as empresas não estariam onde estão hoje.
Acontece que como o Excel é muito completo, com diversos recursos, fórmulas e funções, as vezes exageramos ao fazer coisas completamente desnecessárias.
5 Coisas Para Evitar Fazer no Excel
Nesse artigo irei citar e ensinar sobre 5 recursos que você precisa pensar muito bem antes de colocar em sua planilha.
Pois ao passo que a planilha vai “tomando corpo” e ficando mais complexa, esses recursos podem atrapalhar na manipulação dos dados.
Logo após, veja esse link: Cadeado no Excel – Agora ficou ainda mais FÁCIL.
Baixe a planilha para praticar o que foi ensinado neste tutorial:
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5 Coisas Para Evitar Fazer no Excel
1 – Células Mescladas
Células mescladas é uma maravilha!
Porém, tome cuidado, pois elas podem atrapalhar a funcionalidade da planilha.
Como por exemplo: Você perde a capacidade de classificar os dados corretamente ou executar códigos em VBA.
Sem falar que pode complicar sua vida se você for precisar fazer uma tabela dinâmica, SOMASE, CONT.SE e por aí vai.
Mas atenção, se sua planilha for simples, use e abuse desse recurso, pois é extremamente útil.
Além disso, para ver um erro muito comum entre usuários que mesclam células, é tentar arrastar uma célula mesclada, veja o problema:
Na imagem acima, temos uma frase, agora se tentarmos arrastar ela para o lado direito que é a coluna “G”, deparamos com essa mensagem:
Para qualquer lado da planilha que você tentar arrastar, essa mensagem será mostrada. Ah não ser que o deslocamento ao arrastar, tiver o mesmo tamanho da célula mesclada, nesse caso é possível arrastar.
2 – Linhas e Colunas Ocultas
Preste bem atenção nesse tópico!
Antes de mais nada, linhas e colunas ocultas são sempre muito bem vindas para as planilhas de exibição, ou seja, as planilhas que serão impressas a fim de apresentar um relatório.
Porém, tome muito cuidado em usar este recurso nas planilhas que estão por trás da planilha de exibição.
Isto é porque são a base de dados para fórmulas e funções como: Procv, Tabela Dinâmica, SOMASE, etc.
Resumidamente na prática, linhas e colunas ocultas podem confundir outros usuários que estão tentando seguir uma lógica da sua planilha.
Entretanto, eles podem excluir sem querer, podem desconsiderar uma informação importante e sem contar que, esse recurso também impacta diretamente códigos VBA.
No exemplo abaixo, temos valores na coluna “B” e o total somado na célula “D3′.
Note que o valor total é de 6.448,00:
Veja na coluna “B” que somente os valores que estão sendo exibidos, não oferecem todo esse resultado.
Sendo assim, perceba que ao selecionarmos a coluna de valores e conferirmos o resultado na barra de status o cálculo total deu 4.207,00:
Essa diferença entre os cálculos da célula “D3” e a barra de status, ocorre porque a alguns linhas estão ocultas.
As linhas 6,8,9 e 10, não estão visíveis, então a função SOMA na célula “D3”, não ignorou as linhas ocultas, mas a barra de status ignorou as linhas ocultas.
3 – Evite Células em Branco
Eu sei que não são em todas as planilhas que tem 100% de suas células preenchidas com com algum dado.
No entanto, deixar as células vazias podem causar problemas em algumas funções. Como por exemplo: AUTOSOMA ou usar filtragem com células em branco vai afetar os cálculos do Excel.
Mas se na sua planilha tiver células vazias, preencha-as com “zero” ou alguma palavra, como N/A.
Portanto veja agora o problema ao aplicar a AUTOSOMA nessa coluna com valores e células vázias:
Ao pressionar as teclas “Alt + =” depois da última célula da coluna, para aplicar a AUTOSOMA, todas as células da coluna são impedidas de serem selecionadas, por causa que existe uma célula em branco logo acima do número 38.
4 – Evite Fórmulas Complexas Desnecessárias
Vejo muitos usuários querendo colocar todos os trabalhos dentro de uma fórmula só.
Como por exemplo: = (Saláriohora * QuantidadeDehoras) + (ValorHoraExtra * HoraExtradoMes) – (DescontoCestaBasica) – (atrasosdoMês) – (ConvênioMédico) + (Comissão) – (encargos) = SalárioLíquido.
Eu sempre falo que ser Ninja do Excel não é somente aprender funções e fórmulas. Também é preciso pensar sempre em como facilitar as rotinas através da ferramenta.
Todavia , neste caso específico acima, é nítido que não há necessidade de colocar todas as variáveis dentro de uma única fórmula.
Separar as informações, os subtotais é importante para ter uma visualização completa do relatório.
Faça um teste!
Crie uma fórmula enorme dentro de 2000 linhas do Excel e ao você pressionar a tecla “Enter” para confirmar ou tentar abrir a planilha novamente, você verá que o Excel ficará bastante lento para carregar.
5 – Cuidado Com as Funções Voláteis
Função volátil é aquela função que atualiza juntamente com dados externos, como a função HOJE(), AGORA().
Já presenciei inúmeras situações, onde usuários usaram essas funções dentro de fórmulas complexas de forma equivocada.
O maior erro é quando o usuário simplesmente se esquece que essas funções são atualizadas sempre e em muitos casos, os dados da fórmulas precisam continuar os mesmos.
Recomendo que use essas funções em cabeçalhos e rodapés somente, sem vínculos em fórmulas, pois o risco de se perder, é alto.
No entanto, caso você precise saber mais sobre essas funções, veja esses links: Agora, Hoje.
Curso de Excel Completo: Do Básico ao Avançado.
Quer aprender Excel do Básico ao Avançado passando por Dashboards? Clique na imagem abaixo e saiba mais sobre este Curso de Excel Completo.
Por fim, deixe seu comentário sobre o que achou, se usar este recurso e você também pode enviar a sua sugestão para os próximos posts. Até breve!
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Olá Edson
Tenho uma dúvida no Excel que me deixa bastante preocupada. Uso muito para o controle de intercâmbio de amostras no Herbário onde trabalho e somos três pessoas mexendo sempre no mesmo arquivo.
Já vi que um erro muito comum de pessoas que não têm muito conhecimento do excel é ordenar linhas sem perceber que nem todas as colunas estavam selecionadas e acabar embaralhando os dados. Criei filtros em todas as colunas para tentar evitar isso, mas mesmo assim, percebo que se alguém selecionar uma parte de apenas uma coluna, conseguirá fazer uma classificação parcial. Essa possibilidade me assusta.
Há alguma forma de impedir que isso aconteça? Tipo… fazer com que o conteúdo de cada linha fique permanentemente “preso” a ela? Sem impedir que as pessoas alterem as informações, mas apenas impedindo que embaralhem os dados?
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Uma dica que substitui o recurso de mesclar células:
1 – Selecione o intervalo que deseja mesclar, por exemplo A1:A5;
2 – Pressione Ctrl + 1 para abrir a caixa de diálogo “Formatar Células”;
3 – Selecione a guia “Alinhamento”;
4 – Em “Alinhamento de texto” na opção “Horizontal” selecione “Centralizar seleção”;
5 – Clique em OK.
Veja que o resultado é o mesmo oferecido pelo comando “Mesclar e Centralizar”.
Abraço!
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Show de bola Anderson! Obrigado por contribuir, dando uma ótima opção!
Valeu! Abraço!
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Gostei das Aulas,,,,mas você ensina também o power point?
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Olá Elisângela,
Obrigado por comentar. Eu também sou Ninja do PowerPoint, mas por enquanto não posto conteúdos sobre.
Abraços!