Você já ouviu falar em processo de gestão de tempo? O Processo de gestão de tempo nada mais é do que como você faz a sua gestão do tempo. São processos que podem te ajudar a melhorar a sua produtividade de forma efetiva.
O que é gestão de tempo?
Os processos de gestão do tempo são técnicas que te ajudam a trabalhar de forma mais eficaz, aumentando a produtividade e te ajudam a executar suas tarefas da forma mais rápida e com melhor qualidade.
Talvez você esteja se perguntando por que é importante a gestão do tempo. Ela é importante pois te ajuda a gerenciar seus dias, de forma que você se sinta menos cansado e menos atarefado.
Os processos de gestão do tempo podem ser utilizados tanto para administração do tempo no trabalho quanto em casa, e as ferramentas de gestão de tempo a serem utilizadas também são as mesmas.
Estratégias para gestão do tempo
Existem algumas dicas bem importantes quando o assunto são os processos de gestão do tempo. E agora que já entendemos a importância de gerir bem o nosso tempo, nada mais justo do que falar exatamente como fazer isso, não é mesmo?
Anote tudo
Muita gente tem mania de achar que o cérebro é capaz de reter todas as informações necessárias, mas isso está longe de ser verdade. Em algum momento você vai acabar se esquecendo de algo.
Quando esquecemos algo banal, tudo bem. O problema é quando esquecemos alguma entrega importante. Anotar todos os seus compromissos é primordial e até ajuda você a ter menos problemas com ansiedade, já que você tem a certeza de que tudo o que você precisa fazer já está no papel.
Processos para gestão do tempo – Priorize
A segunda etapa é priorizar. Dificilmente você vai conseguir fazer tudo o que precisa ser feito se você não conseguir priorizar as demandas.
Todos os dias temos uma infinidade de coisas a fazer, todos os dias conseguimos fazer apenas algumas e todos os dias novas demandas surgem. Sendo assim, como fazer para executar tudo?
A primeira dica é aceitar que você não tem como fazer tudo, priorizar o que é mais importante e o que realmente precisa ser feito por você – vamos falar mais disso na próxima dica – e simplesmente aceitar que existem alguns cargos em que a lista de tarefas é infinita.
Delegue
Outra dica de ouro é aprender a delegar. Será mesmo que não tem nenhum funcionário na sua equipe capaz de fazer o trabalho? Muitas vezes queremos fazer tudo, mas sabemos que isso é impossível. Ninguém consegue fazer tudo sozinho sem ter um colapso nervoso, e delegar funções é entender que existem pessoas tão capacitadas quanto você para executar as tarefas.
Talvez a tarefa não seja executada exatamente como você queria, mas o importante é que esteja bem feita e feita no prazo. Por isso, aprenda a delegar.
Cancele
Outro ponto importante é que tem algumas tarefas que simplesmente podem ser canceladas. Aprender a dizer não é essencial. Existem algumas tarefas que estão na nossa lista de tarefas mais por favor a alguém, ou por consideração do que por realmente serem necessárias.
Repense todos os itens e sempre se pergunte: isso é realmente importante e vai me trazer resultados? Ou é só perda de tempo? Se chegar a conclusão de que é só perda de tempo, cancele sem dó.
Não procrastine
Muitas vezes, ao vermos uma lista gigantesca de coisas a fazer, acabamos procrastinando e enrolando, já que a lista parece assustadora demais.
Não faça isso. Se o tamanho da lista estiver te assustando, tenha uma lista secundária, e vá alimentando a sua lista primária com 3 tarefas de cada vez.
Dessa forma você consegue executar as tarefas sem ficar assustado com a quantidade de coisas a fazer.
Além disso, ao fazer isso, você já acaba conseguindo priorizar o que precisa ser feito, já que precisa escolher 3 tarefas para colocar na lista.
Use a tecnologia a seu favor
Você pode – e deve – usar a tecnologia a seu favor. Hoje temos diversos programas e apps que ajudam todo mundo no processo de gestão do tempo.
Algumas das tecnologias mais utilizadas são: google agenda, apps da técnica pomodoro, trello, clickup, etc.
Todos esses programas te ajudam a fazer não só o gerenciamento do tempo como também o gerenciamento de projetos, o que ajuda demais quem precisa organizar não só o seu tempo, mas também a gestão do tempo de equipes inteiras.
Certifique-se de que você tem todos os materiais necessários
Muitas vezes, ao iniciar um projeto acabamos não prestando atenção se temos tudo o que necessitamos para realizá-lo.
Isso pode ser tanto quanto a materiais quanto para conhecimento.
Diversas vezes planejamos gastar 30min executando uma tarefa, mas acabamos perdendo 40 para entender o que precisa ser feito, mais 20 procurando pelos materiais necessários para só depois de tudo isso, gastar os 30 min da execução. Tenha a certeza de que você tem tudo o que é necessário na hora de contabilizar o tempo que vai demorar para executar suas tarefas.
Viu só como o processo de gestão do tempo não é algo muito complicado? Tem mais a ver com organização e o uso que você faz do seu tempo.
Se você quiser saber mais sobre gestão do tempo, dê uma olhada no nosso artigo sobre como a gestão do tempo impacta a sua produtividade no trabalho.
