Aprender a fazer uma boa gestão do tempo no trabalho traz benefícios tanto para a sua produtividade quanto para sua saúde mental, uma vez que é praticamente impossível não se estressar com as várias tarefas que temos e ver que está tudo ficando atrasado.
Pensando nisso, hoje trouxemos aqui 10 estratégias para gestão do tempo que vão te ajudar a ser mais produtivo e a viver uma vida mais leve, sabendo que está tudo sob controle.
O que é gestão do tempo e produtividade?
A gestão do tempo é um conceito bem simples. Ela está relacionada com todas as atividades que você precisa fazer e também com quanto tempo você demora para fazer cada uma delas.
E pode ser que você esteja se perguntando porque é importante a gestão do tempo. Ela é importante pois impacta diretamente na sua produtividade no trabalho e também na sua saúde mental, uma vez que um dos grandes fatores de estresse no trabalho é a falta de gerenciamento do tempo.
Além disso, saber como fazer a administração do tempo no trabalho ainda ajuda na sua produtividade, uma vez que você consegue saber exatamente quanto tempo tem disponível e quanto tempo você pode dedicar a cada tarefa.
Mas fique tranquilo, apesar de ser super importante saber como fazer uma boa gestão do tempo, não é como se você precisasse de um curso de gestão do tempo para conseguir se organizar.
Aqui nesse artigo te daremos 10 dicas que se você colocá-las em prática, poderá colher os benefícios de uma vida mais calma e organizada quase que imediatamente.
10 estratégias para gestão do tempo
Agora vamos para a parte da execução! Vamos te passar 10 ferramentas básicas de gestão do tempo que podem fazer todo o sentido na sua vida e que vão te ajudar a sair desse buraco negro de falta de produtividade que você pode estar.
1.Planejamento é a chave do sucesso
Você planeja os seus dias, as suas semanas e os seus meses? Muitas vezes ficamos confusos e procrastinando sobre o que precisa ser feito por pura falta de planejamento.
Um exercício muito importante que deve ser feito sempre é: o que eu quero alcançar daqui um ano? Como eu pretendo alcançar isso?
A partir disso você pode vir planejando os seus meses e estipulando metas mensais para que no fim do ano você tenha alcançado a sua meta anual.
Depois, com as metas dos meses planejados, no inicio de cada mês você pensa em estratégias semanais que podem te levar à alcançar os objetivos mensais.
E aí, no início de cada semana, você consegue organizar o seu dia, lembrando sempre de mesclar o que é importante – ou seja, o que vai te levar mais longe – com o que é urgente e o que você simplesmente deve fazer.
2. Diga não
Com a sua semana e com os seus dias organizados, fica muito mais fácil você dizer não para algumas coisas. Você olha para a sua agenda e sabe que se você disser sim para mais alguma coisa, você estará colocando o risco a sua meta do ano. Ou no mínimo a sua meta do mês.
Com isso em mente, fica muito mais fácil você recusar alguma coisa ou dizer não para algo que simplesmente não tem espaço na sua agenda.
E se dizer não é um problema para você, lembre-se que se você disser sim para tudo o que te pedem, mesmo quando isso não cabe na sua agenda, você estará dizendo não para você mesmo, para tudo o que você planejou e para os seus objetivos de médio prazo.
3. Imprevistos acontecem
Os imprevistos acontecem o tempo todo e você precisa deixar espaço para eles na sua agenda. Pode ser que seu chefe peça alguma tarefa importante e urgente bem na hora que você estava se preparando para iniciar outra tarefa. Conte com esses imprevistos e já deixe um espaço na agenda para eles.
Você já está acostumado com a sua rotina de trabalho e já deve saber, ou pelo menos ter uma ideia da quantidade de tempo que você perde com os imprevistos.
Um cargo de gerência, por exemplo, costuma ter que lidar com muito mais imprevistos do que um cargo que não tem nenhum subordinado.
Se você não faz ideia de quanto tempo você gasta por dia com imprevistos, comece separando pelo menos uma hora por dia para lidar com os imprevistos e se necessário, vá aumentando.
4. Cuidado com as reuniões
Tem algumas empresas que têm cultura de passar horas e horas fazendo reuniões. A maioria delas acaba sendo uma grande perda de tempo em que praticamente nada é resolvido.
Se esse for o caso da sua empresa, vá para a reunião com um checklist do que precisa ser solucionado naquela reunião. Marque hora para iniciar e também hora para terminar.
Foque o máximo possível em só resolver o que está no seu checklist.
Antes de finalizar a reunião confira se todos os assuntos pendentes realmente foram solucionados.
5. Defina prazos para você mesmo
Sabe aquela tarefa que você já não aguenta mais fazer e que parece que está tomando o triplo do tempo do que ela deveria tomar?
Coloque uma hora. Por exemplo, se você precisa enviar e-mails para 10 pessoas, defina que você tem 20 minutos para fazer isso e realmente se esforce para fazer isso dentro dos 20 minutos.
Isso vai eliminar a maior parte das distrações e vai te permitir focar em simplesmente executar aquela tarefa que está parecendo infinita.
6. Metas SMART
Você já ouviu falar em metas SMART? Muitas vezes, quando estamos organizando as nossas tarefas e os nossos projetos, esquecemos disso, e depois ficamos confusos se realmente alcançamos determinada meta ou o que realmente aconteceu.
As metas SMART são metas que são Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais.
Ou seja, em vez de colocar uma meta de que você precisa ser mais produtivo hoje, coloque uma meta diferente: Hoje eu vou trabalhar por 3 horas seguidas sem distrações.
Essa meta é Específica, porque você colocou uma meta bem específica: trabalhar sem distrações. Mensurável: durante 3 horas seguidas. Alcançável, porque você é possível trabalhar por esse tempo sem distrações. Relevante, já que trabalhar todo esse tempo sem distrações vai fazer com que você tenha um melhor rendimento e Temporal, porque será realizada hoje.
Quando você realmente concluir o seu dia, você vai notar que você vai estar muito mais feliz com os resultados.
7. Foque no que traz resultado
Você já ouviu falar na regra de pareto? Ela diz que somente 20% das suas ações é responsável por 80% do seu sucesso.
Sendo assim, na hora de organizar a sua agenda, não se esqueça de ter certeza de que você colocou todos os seus esforços nos 20% mais importantes.
8. Delegue o que puder
Ao mesmo tempo em que é importante aprender a dizer não, também é importante aprender a delegar tarefas. Pegue tudo o que pode ser feito com qualidade por outra pessoa e tercerize. Você não precisa realizar todas as tarefas, você só precisa garantir que elas estejam sendo feitas com a melhor qualidade possível.
9. Trabalhe em lotes
Se você tem várias tarefas parecidas para realizar, simplesmente realize todas de uma vez. Isso faz com que o seu cérebro consiga trabalhar em uma espécie de flow e a sua produtividade aumenta. Não tente ficar pulando de tarefa em tarefa, simplesmente sente e faça o que precisa ser feito.
10. Evite as distrações
Você com certeza já sentou para fazer alguma tarefa e meia hora depois percebeu que ainda não tinha iniciado. Foque em fazer o que você precisa fazer na hora que você se propôs a isso. Cuidado com as redes sociais, com o e-mail, e com as conversas paralelas.
Se for necessário, vá para outra sala e simplesmente foque no que precisa ser feito.
Agora que você já viu estas 10 estratégias de como fazer uma gestão do tempo no trabalho eficaz, clique aqui veja também nosso artigo sobre o que é e por que é importante fazer a gestão do tempo.
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