A gestão por processos é um conjunto de práticas que visa melhorar, continuamente, os processos organizacionais de uma empresa ou instituição. Esses processos podem ser variados, desde a compra de matérias-primas até a entrega de produtos aos consumidores.
Basicamente, a ideia é conseguir mapear a execução real do processo e assim detectar lacunas ou gargalos na empresa, como atrasos, falhas e desperdícios em determinadas atividades, e encontrar formas de corrigi-los.
A cultura de uma empresa orientada à gestão por processos concentra-se em analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar os processos de negócios para melhorar seu desempenho e gerar competitividade.
Em inglês, essa gestão é chamada de BPM, Business Process Management, que significa Gestão de Processos de Negócio.
Dessa forma, em um mercado cada vez mais competitivo, as atividades que agregam valor ao negócio e contribuem para os resultados são muito bem-vindas.
Importância desta gestão
- Permite conhecer melhor o negócio
A gestão por processos é baseada na cadeia de valor. Este conceito consiste na representação de um conjunto de atividades desempenhadas por uma organização.
Em outras palavras, ao gerenciar processos, você consegue entender todos os processos operacionais da sua organização. Isso, obviamente, permite uma visão holística da empresa.
- Ajuda a desenvolver um processo claro e bem definido
Em uma empresa, várias atividades são realizadas ao mesmo tempo. Cada uma tem um propósito e todos devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da organização.
Essa gestão auxilia na identificação de processos, possibilitando corrigir falhas e otimizá-los.
- Possibilita a mensuração de resultados
Quando a gestão por processos considera a proposta de valor do negócio, é fácil identificar os processos que ajudam a alcançá-la. A partir disso, métricas confiáveis podem ser estabelecidas para medir o desempenho dessas campanhas e explicar, ainda melhor, os números que foram gerados.
- Criar sinergia entre as pessoas e as áreas
A gestão por processos ajuda a quebrar a “desavença” que pode existir em uma empresa, onde cada equipe trabalha individualmente, e não de forma integrada com o todo.
Isso ocorre porque as pessoas estão começando a perceber que o processo faz parte de vários domínios e que é necessário trabalhar em conjunto e coordenadamente para obter resultados.
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Benefícios da gestão por processos
- Rapidez e qualificação na tomada de decisão
As decisões são mais fáceis de tomar quando os processos e as métricas são visíveis e alinhados. Afinal, existem bases de informações suficientes para apoiá-los.
- Redução de custos e melhor distribuição dos recursos
Quando a investigação se aprofunda, verifica-se que algumas atividades são desnecessárias ou incorretas. Portanto, a gestão por processos pode ajudar a corrigir esses problemas e evitar desperdícios.
- Melhor aproveitamento do tempo
Um processo consiste em várias tarefas. Com a gestão por processos, é possível avaliar se eles estão sendo executados no tempo que deveriam. Se não, identifique e ajuste o que os está prendendo.
- Aumento da satisfação dos clientes
O principal objetivo dessa gestão é permitir que uma empresa realize sua proposta de valor. Os clientes, certamente, entendem isso. Afinal, um processo bem cuidado impacta diretamente na experiência do consumidor.
- Retenção de talentos e maior qualidade dos serviço e dos produtos
Trabalhar onde o processo funciona é, certamente, um motivo para querer continuar trabalhando. Como resultado, a organização e a produtividade tendem a ser maiores, o que impacta positivamente na qualidade dos serviços e produtos.
- Automação eficaz de processos
Não faz sentido otimizar um processo que não faz sentido. Isso é comum em empresas sem gestão de processos. Justamente por acreditarem que o problema é a tecnologia, não a consistência do processo, acabam investindo equivocadamente na digitalização.
BPN: Práticas desta gestão
Essa gestão envolve várias práticas. Confira algumas delas:
- Arquitetura de processos
Arquitetura é sobre como os elementos são organizados. No caso da arquitetura de processos, é o processo que representa o componente. Portanto, a prática inclui estabelecer as conexões entre eles para criar valor para clientes e partes interessadas. Em outras palavras, a identificação dos pilares.
- Mapeamento de processos
Na verdade, o mapeamento de processos é a identificação do processo e das atividades que o compõem. Nesta parte do trabalho, é preciso juntar as peças para entender o processo.
- Padronização de processos
Padronizar processos é uma forma de organizar e gerenciar melhor os processos. Essa prática também pode ser empregada quando, por exemplo, é necessário o cumprimento de normas e regulamentos.
- Modelagem de processos
A modelagem de processos, por sua vez, ajuda a acompanhar a maneira correta de executar um processo. Aqui, por exemplo, fica evidente a necessidade de mudança e melhoria, como a adoção da automatização.
- Transformação de processos
A transformação é a prática das mudanças que foram propostas. O processo deve ser ajustado gradualmente de acordo com a facilidade de mudança.
Implantação de uma gestão por processos na empresa
Para implementar a gestão por processos na sua empresa, primeiro você precisa formar uma equipe para fazer o trabalho. Por isso, é importante criar uma cultura de mudança na empresa. Isso porque, para a gestão por processos, é necessária a participação de todas as áreas e pessoas. Com toda a organização envolvida, é hora de começar.
- Identifique a maturidade em gestão por processos da empresa
O primeiro passo para alcançar um bom gerenciamento de processos é uma avaliação geral de como a organização, atualmente, lida com os processos. Analise se existem controles para eles, métodos de aplicação ou, até mesmo, áreas dedicadas para trabalho.
- Estabeleça uma governança de processos
A governança de processos estabelece as regras e diretrizes para a condução do trabalho de gestão. É importante certificar-se de que você cumpre suas funções.
- Mapeie a arquitetura de processos da empresa
A terceira etapa é o momento de mapear o processo da empresa. Você pode fazer isso usando ferramentas e metodologias de apoio, enviando questionários, promovendo workshops e entrevistando os responsáveis pela implementação.
- Transforme os processos
Após todos os processos serem mapeados, ações devem ser tomadas para melhorá-los.
- Monitore os resultados e controle os processos
Um processo que está ajustado e funcionando bem não encerra o trabalho. Você precisa monitorar o desempenho e continuar a assumir o controle para garantir que os resultados sejam os esperados.
Hoje, a taxa de sobrevivência das empresas é pequena e os motivos que as levam a isso são vários. A gestão por processos pode evitar essa ocorrência, isso porque ao optar pela otimização dos processos, a manutenção da empresa e os resultados obtidos tendem a ser maiores e melhores.
A gestão por processos aliada ao investimento na capacitação de seus colaboradores e a gestão de pessoas traz grandes avanços e realizações para a organização. Portanto, para saber mais sobre, leia o texto “Gestão de Pessoas: Guia Completo para Aprender Mais”.
