Nesta aula, aprenderemos como criar ou como fazer Mala Direta no Microsoft Word, com integração ao Excel. Aprender a utilizar o seguinte recurso, permite uma considerável economia de tempo na produção de documentos em larga escala.
Para realizar a Mala Direta no Word e integrá-la ao Excel, é fundamental dispor de um Documento Modelo no Word e de uma Tabela de Dados no Excel para efetuar a conexão necessária.
Além disso, a habilidade de realizar Mala Direta no Word é um diferencial interessante para usar no ambiente de trabalho em seu cotidiano. Pois, essa funcionalidade viabiliza a personalização de comunicações em massa, tais como cartas, e-mails ou etiquetas, ao direcionar informações específicas a partir de uma fonte de dados.
Portanto, a compreensão dessa ferramenta proporciona não apenas eficiência na produção de documentos, mas também uma maneira mais precisa e personalizada de se comunicar com seus clientes, parceiros ou colaboradores de sua empresa.
O que você pode fazer com a funcionalidade Mala Direta no Word:
- Criar informe de Rendimento;
- Criar Holerites no Word;
- Criar Comunicados oficiais;
- Cartas para clientes;
- Credenciais para um evento;
- Muitos outros documentos!
Como Fazer MALA DIRETA no Word + Excel
Antes de mais nada, note abaixo que temos um documento onde consta dados de um usuário:
Sendo assim, o nosso objetivo aqui é criar esse mesmo documento para vários usuários.
Porém, cada usuário possui suas informações em específico.
Nesse sentido, devemos manter o mesmo estilo de documentação e apenas alterar as informações necessárias, correspondendo a cada usuário em questão.
Contudo, já no Excel, temos uma tabela que consta todos os dados que serão alterados, referente a cada usuário:
Com o documento em mãos, dentro do Word clicaremos em Correspondências >> Selecionar destinatários >> Usar uma lista existente:
Selecione o arquivo do Excel e clique em “Abrir”:
Em seguida, selecione a guia correspondente a planilha, onde contém a tabela de informações e pressione “OK”:
Agora, você deve selecionar cada informação no documento e clicar em Correspondências >> Inserir campo de mesclagem e clicar em cima de cada título:
Você deve fazer isso para cada item a ser alterado. No exemplo acima, selecionamos o nome do usuário “José Antonio de Carvalho“, e clicamos em “Nome“.
Após fazer todo esse procedimento o documento terá essa aparência:
Perceba que para cada informação a ser alterada, o Word inseriu esse símbolo:
<< >>
Finalizando, clique na guia “Correspondências” e clique no botão “Visualizar Resultados“:
Para termos uma visão ampla dos dados que foram editados, clique em Concluir e mesclar >> Editar documentos individuais:
Após realizar o procedimento acima, diminua o zoom do Word e visualize todas as alterações:
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Por fim, deixe seu comentário sobre se gostou deste post tutorial e se você irá usar essas técnicas em seus documentos da Microsoft. E você também pode enviar a sua sugestão para os próximos posts. Até breve!
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